Цель

Проинформировать менеджмент о текущем статусе проекта и принять решения по изменению его параметров при необходимости, обсудить эскалированные риски, разрешить конфликты и вопросы, принять решения, требующие участия менеджмента

Решаемые проблемы

• Неуправляемое отклонение от согласованных параметров проекта (сроков, бюджета, состава результатов и т.п.)
• Несогласованность проекта со стратегией и политикой компании
• Длительность и сложность решения вопросов на рабочем уровне

Когда применять

В любых проектах

Как применять

Заседания управляющего комитета планово проводятся в начале проекта, каждой фазы, этапа проекта для фиксации планируемых результатов и параметров реализации (сроки, бюджет, ресурсы), принятия решения о старте проекта, фазы, этапа и одобрения выделения ресурсов. В этих случаях управляющим комитетом утверждаются такие документы, как: бизнес-кейс, паспорт, план. В конце проекта, каждой фазы, этапа заседания управляющего комитета также проводятся планово для подтверждения выполнения / не выполнения взятых обязательств и принятия решения о продолжении / завершении проекта. В этих случаях управляющим комитетом утверждаются такие документы, как: отчет, отчет о завершении. В рамках фазы / этапа заседания управляющего комитета проводятся по инициативе участников проекта для принятия решения об изменении параметров проекта. В этих случаях управляющим комитетом утверждаются такие документы, как: запрос на изменение. Все решения принятые управляющим комитетом утверждаются протоколом.

Детальное описание

Технология

1. Подготовить и согласовать документы к заседанию управляющего комитета
2. Организовать заседание проектного комитета
3. Направить повестку и согласованные документы членам проектного комитета
4. Подготовить выступление по проекту не более чем на 5 минут, содержащее:
   • Планируемые результаты, эффекты, требующиеся ресурсы
   • Достигнутые результаты, эффекты
   • Недостигнутые результаты, эффекты, не выполненные параметры проекта (сроки, бюджет), причины и предпринятые действия
   • Необходимые решения по изменению параметров проекта (сроки, бюджет), их причины и влияние на проект в целом
   • Эскалацию рисков и проблем проекта (в случае необходимости)
5. Выступить с докладом на заседании, ответить на вопросы
6. Подготовить и согласовать протокол
7. Разослать протокол всем заинтересованным лицам

Типовые ошибки

• Умалчивание о проблемах и рисках проекта
• Неподготовленные и не направленные для предварительного ознакомления материалы
• Неподготовленный неструктурированный доклад или доклад растянутый более чем на 10 минут

Лайфхаки

• Отражение в докладе только наиболее значимых фактов для увеличения времени на описание требующихся решений, либо проблем и рисков
• Минимизация повторения в докладе информации отраженной в презентации, лучше указать значимые детали, которые в презентации отражения не нашли