Заседание управляющего комитета

Заседание управляющего комитета

Встреча по фиксации текущего статуса проекта и принятия решений по  изменению параметров проекта при необходимости

Как часто проводить

В начале и в конце фазы / этапа. Не реже раза в 1-2 месяца

Другие варианты названия

  • Проектный комитет

Зачем нужен

Цель

Проинформировать менеджмент о текущем статусе проекта и принять решения по изменению его параметров при необходимости, обсудить эскалированные риски, разрешить конфликты и вопросы, принять решения, требующие участия менеджмента

Решаемые проблемы
  • Неуправляемое отклонение от согласованных параметров проекта
    (сроков, бюджета, состава результатов и т.п.)
  • Несогласованность проекта со стратегией и политикой компании
  • Длительность и сложность решения вопросов на рабочем уровне

Когда применять

В любых проектах

Как применять

Заседания управляющего комитета планово проводятся в начале проекта, каждой фазы, этапа проекта для фиксации планируемых результатов и параметров реализации (сроки, бюджет, ресурсы), принятия решения о старте проекта, фазы, этапа и одобрения выделения ресурсов. В этих случаях управляющим комитетом утверждаются такие документы, как: бизнес-кейс, паспорт, план.

В конце проекта, каждой фазы, этапа заседания управляющего комитета также проводятся планово для подтверждения выполнения / не выполнения взятых обязательств и принятия решения о продолжении / завершении проекта. В этих случаях управляющим комитетом утверждаются такие документы, как: отчет, отчет о завершении.

В рамках фазы / этапа заседания управляющего комитета проводятся по инициативе участников проекта для принятия решения об изменении параметров проекта. В этих случаях управляющим комитетом утверждаются такие документы, как: запрос на изменение.

Все решения принятые управляющим комитетом утверждаются протоколом.

Детальное описание

Технология
  1. Подготовить и согласовать документы к заседанию управляющего комитета
  2. Организовать заседание проектного комитета
  3. Направить повестку и согласованные документы членам проектного комитета
  4. Подготовить выступление по проекту не более чем на 5 минут, содержащее:
    • Планируемые результаты, эффекты, требующиеся ресурсы
    • Достигнутые результаты, эффекты
    • Недостигнутые результаты, эффекты, не выполненные параметры проекта (сроки, бюджет), причины и предпринятые действия
    • Необходимые решения по изменению параметров проекта (сроки, бюджет), их причины и влияние на проект в целом
    • Эскалацию рисков и проблем проекта (в случае необходимости)
  5. Выступить с докладом на заседании, ответить на вопросы
  6. Подготовить и согласовать протокол
  7. Разослать протокол всем заинтересованным лицам
Типовые ошибки
  • Умалчивание о проблемах и рисках проекта
  • Неподготовленные и не направленные для предварительного ознакомления материалы
  • Неподготовленный неструктурированный доклад или доклад растянутый более чем на 10 минут
Лайфхаки
  • Отражение в докладе только наиболее значимых фактов для увеличения времени на описание требующихся решений, либо проблем и рисков
  • Минимизация повторения в докладе информации отраженной в презентации, лучше указать значимые детали, которые в презентации отражения не нашли

Участники

Связанные артефакты