Заседание управляющего комитета
Встреча по фиксации текущего статуса проекта и принятия решений по изменению параметров проекта при необходимости
Как часто проводить
В начале и в конце фазы / этапа. Не реже раза в 1-2 месяца
Другие варианты названия
- Проектный комитет
Зачем нужен
Цель
Проинформировать менеджмент о текущем статусе проекта и принять решения по изменению его параметров при необходимости, обсудить эскалированные риски, разрешить конфликты и вопросы, принять решения, требующие участия менеджмента
Решаемые проблемы
- Неуправляемое отклонение от согласованных параметров проекта
(сроков, бюджета, состава результатов и т.п.) - Несогласованность проекта со стратегией и политикой компании
- Длительность и сложность решения вопросов на рабочем уровне
Когда применять
В любых проектах
Как применять
Заседания управляющего комитета планово проводятся в начале проекта, каждой фазы, этапа проекта для фиксации планируемых результатов и параметров реализации (сроки, бюджет, ресурсы), принятия решения о старте проекта, фазы, этапа и одобрения выделения ресурсов. В этих случаях управляющим комитетом утверждаются такие документы, как: бизнес-кейс, паспорт, план.
В конце проекта, каждой фазы, этапа заседания управляющего комитета также проводятся планово для подтверждения выполнения / не выполнения взятых обязательств и принятия решения о продолжении / завершении проекта. В этих случаях управляющим комитетом утверждаются такие документы, как: отчет, отчет о завершении.
В рамках фазы / этапа заседания управляющего комитета проводятся по инициативе участников проекта для принятия решения об изменении параметров проекта. В этих случаях управляющим комитетом утверждаются такие документы, как: запрос на изменение.
Все решения принятые управляющим комитетом утверждаются протоколом.
Детальное описание
Технология
- Подготовить и согласовать документы к заседанию управляющего комитета
- Организовать заседание проектного комитета
- Направить повестку и согласованные документы членам проектного комитета
- Подготовить выступление по проекту не более чем на 5 минут, содержащее:
- Планируемые результаты, эффекты, требующиеся ресурсы
- Достигнутые результаты, эффекты
- Недостигнутые результаты, эффекты, не выполненные параметры проекта (сроки, бюджет), причины и предпринятые действия
- Необходимые решения по изменению параметров проекта (сроки, бюджет), их причины и влияние на проект в целом
- Эскалацию рисков и проблем проекта (в случае необходимости)
- Выступить с докладом на заседании, ответить на вопросы
- Подготовить и согласовать протокол
- Разослать протокол всем заинтересованным лицам
Типовые ошибки
- Умалчивание о проблемах и рисках проекта
- Неподготовленные и не направленные для предварительного ознакомления материалы
- Неподготовленный неструктурированный доклад или доклад растянутый более чем на 10 минут
Лайфхаки
- Отражение в докладе только наиболее значимых фактов для увеличения времени на описание требующихся решений, либо проблем и рисков
- Минимизация повторения в докладе информации отраженной в презентации, лучше указать значимые детали, которые в презентации отражения не нашли