Итоговая встреча
Встреча для оценки степени достижения запланированных результатов и параметров проекта
Как часто проводить
В конце каждого планового периода (проект, фаза, этап, итерация)
Зачем нужен
Цель
Решаемые проблемы
- Заинтересованным сторонам неизвестны итоги проекта или его части, в результате чего доверие к проекту снижается
Когда применять
В любых проектах
Как применять
Проводится в конце проекта с участием Руководителя проекта, команды, Куратора, Заказчика, Ключевых пользователей.
В рамках встречи команда представляет отчет о достигнутых результатах (продуктах) и совместно с заказчиком оценивает их соответствие требованиям.
Также на встрече озвучиваются недостигнутые результаты, степень их готовности, причины недостижения и предпринятые действия. По ним принимаются решения о переносе сроков, либо изменении требований к составу и качеству элементов.
Также на встрече рассматриваются вопросы связанные с выполнением проектных ограничений по срокам и бюджетам, уточняются оценки по ожидаемым эффектам.
Если встреча является итоговой по проекту то на ней происходит согласование отчета о завершении проекта с заинтересованным сторонам и Заказчиком и обсуждение задач по развитию результатов в рамках операционной деятельности.
Итоговая встреча всегда проводится до заседания управляющего комитета в конце фазы, этапа, так как позволяет оперативно согласовать результаты.
Детальное описание
Технология
- Подготовить и направить участникам проекта и заинтересованным сторонам отчет.
- Организовать итоговую встречу.
- Подготовить выступление по отчету не более чем на 5 минут, содержащее:
- Достигнутые результаты
- Недостигнутые результаты, причины и предпринятые действия
- Задачи по развитию результатов в рамках операционной деятельности
- Риски и проблемы проекта (в случае необходимости)
- Выступить с докладом, ответить на вопросы
- Зафиксировать предложения в протоколе (в случае необходимости) и разослать его участникам встречи
Типовые ошибки
- Не подготовить или не направить перед встречей отчет на ознакомление
- Умалчивание о недостигнутых результатах, проблемах и рисках проекта
- Непроработанные варианты действий по недостигнутым результатам
- Неподготовленный неструктурированный доклад или доклад растянутый более чем на 5 минут
Лайфхаки
- Форма отчета должна быть одностраничником для простоты чтения, но в случае когда вы хотите осветить какой-либо аспект реализации проекта более подробно, вы можете сформировать приложения к форме отчета
- Корректно подготовленный отчет может использоваться на встрече вместо презентации