Итоговая встреча

Итоговая встреча

Встреча для оценки степени достижения запланированных результатов и параметров проекта

Как часто проводить

В конце каждого планового периода (проект, фаза, этап, итерация)

Зачем нужен

Цель
Зафиксировать итоги проекта (фазы, этапа).
Решаемые проблемы
  • Заинтересованным сторонам неизвестны итоги проекта или его части, в результате чего доверие к проекту снижается

Когда применять

В любых проектах

Как применять

Проводится в конце проекта с участием Руководителя проекта, команды, Куратора, Заказчика, Ключевых пользователей.

В рамках встречи команда представляет отчет о достигнутых результатах (продуктах) и совместно с заказчиком оценивает их соответствие требованиям.

Также на встрече озвучиваются недостигнутые результаты, степень их готовности, причины недостижения и предпринятые действия. По ним принимаются решения о переносе сроков, либо изменении требований к составу и качеству элементов.

Также на встрече рассматриваются вопросы связанные с выполнением проектных ограничений по срокам и бюджетам, уточняются оценки по ожидаемым эффектам.

Если встреча является итоговой по проекту то на ней происходит согласование  отчета о завершении проекта с заинтересованным сторонам и Заказчиком и обсуждение задач по развитию результатов в рамках операционной деятельности.

Итоговая встреча всегда проводится до заседания управляющего комитета в конце фазы, этапа, так как позволяет оперативно согласовать результаты.

Детальное описание

Технология
  1. Подготовить и направить участникам проекта и заинтересованным сторонам отчет.
  2. Организовать итоговую встречу.
  3. Подготовить выступление по отчету не более чем на 5 минут, содержащее:
    • Достигнутые результаты
    • Недостигнутые результаты, причины и предпринятые действия
    • Задачи по развитию результатов в рамках операционной деятельности
    • Риски и проблемы проекта (в случае необходимости)
  4. Выступить с докладом, ответить на вопросы
  5. Зафиксировать предложения в протоколе (в случае необходимости) и разослать его участникам встречи
Типовые ошибки
  • Не подготовить или не направить перед встречей отчет на ознакомление
  • Умалчивание о недостигнутых результатах, проблемах и рисках проекта
  • Непроработанные варианты действий по недостигнутым результатам
  • Неподготовленный неструктурированный доклад или доклад растянутый более чем на 5 минут
Лайфхаки
  • Форма отчета должна быть одностраничником для простоты чтения, но в случае когда вы хотите осветить какой-либо аспект реализации проекта более подробно, вы можете сформировать приложения к форме отчета
  • Корректно подготовленный отчет может использоваться на встрече вместо презентации

 

Участники

Связанные артефакты

Связанные церемонии