Зачем нужен

Цель

 

Решаемые проблемы

• Различные члены команды проекта не знакомы друг с другом лично, что приводит к ухудшению рабочей атмосферы, сложностям межличностного общения
• Проект / фаза / этап / итерация де-факто стартовал, но часть участников не в курсе или делает вид, что не в курсе, поэтому не принимает должного участия в работе, не коммуницирует в должном порядке
• Стейкхолдеры пребывают в неведении относительно следующих шагов по проекту. Как следствие — либо нервничают и не понимают, когда что-нибудь произойдет, либо спокойно занимаются своими делами и не бюджетируют время под активности по проекту
• Различное понимание стейкхолдерами требований к результатам проекта, т.е. объема проекта

Когда применять

В любых проектах.

Как применять

Кик офф проводится в начале проекта и каждого крупного планируемого периода (фаза, этап, итерация). Кик офф проводится только после принятия решения управляющим комитетом о старте проекта / фазы/ этапа. Сессия планирования фазы / этапа / итерации может как предшествовать кик оффу, так выполнятся и после него. К участию в кик оффе приглашаются руководитель проекта, куратор, члены команды, все заинтересованные стороны и ключевые пользователи, также могут приглашаться к участию представители проектного офиса и топ-менеджмент (для проектов с высокой значимостью). Кик офф проводимый для проекта в целом проводится на максимально широкую аудиторию, включая лиц, которые не принимают участие в проекте, но в будущем возможно будут иметь дело с его результатами. Задача кик оффа проекта сформировать позитивное представление о проекте и его планируемых результатах. Кик офф проводимы для планового периода (фаза, этап, итерация) проводится для более узкой аудитории, и в большинстве случаев, предполагает участие только тех членов команды и заинтересованных сторон, участие которых запланировано в плановом периоде. Основанием для разработки материалов к кик оффу как плавило служат бизнес-кейс, паспорт, план, реестр продуктов и реестр заинтересованных сторон.

Детальное описание

Технология

1. Подготовка стартовой встречи

• Разработать презентацию по ключевым параметрам проекта / фазы / этапа / итерации, составу участников, распределению задач и порядку коммуникации
• Определить состав участников встречи
• Организовать встречу
• Согласовать презентацию с ключевыми участниками стартовой встречи
• Договориться с куратором проекта о выступлении на встрече для подчеркивания важности проекта (для итераций будет достаточно выступления руководителя проекта)

2. Проведение стартовой встречи

• Выступление куратора, подчеркивающее важность проекта для компании, с просьбой участников встречи уделить проекту должное внимание и принять участие
• Выступление руководителя проекта с презентацией проекта, уго участников, задач и порядка коммуникации
• Ответы на вопросы

3. Подготовить и разослать участникам информационные сообщения по итогам встречи, содержащие основные материалы встречи

Типовые ошибки

• Не согласовать материалы к стартовой встрече заранее и получить дискуссию на встрече, которая приведет к необходимости отложить запуск проекта
• Не добиться участия куратора во встрече

Лайфхаки

• Полезно помимо официального старта проекта провести еще и неформальную стартовую встречу с ключевыми членами команды. Если команда разделена (например, есть внешний подрядчик), имеет смысл проводить встречу для обеих команд