План по контрольным точкам
Документ фиксирующий планы получения промежуточных и финальных результатов проекта
Зачем нужен
Контрольная точка является отражением результата задачи или проекта и фиксирует:
- Результат. Что получим?
- Ответственный. С кого спрашивать?
- Критерии приемки. Cоответствует ли требованиям?
- Срок получения результата?
План по контрольным точкам объединяет контрольные точки проекта
Когда применять
Всегда, так как является «скелетом» (дорожной картой инкрементов) любого проекта с точки рения получения конечного результата
Когда не работает
- Высокоуровневый план по контрольным точкам можно составить всегда, но при высокой неопределенности (см.запутанный и хаотический домен в модели CYNEFIN) этот план придется очень часто пересмтаривать
- Резкий скачек трудоемкости при работе с Планом по контрольным точкам возникает на объеме 100-150 КТ, после чего однозначно требуется использование специального программного инструмента
Как применять
- Зафиксировать контрольные точки на основании списка ожидаемых результатов проекта (это делается на совместной сессии планирования команды, на основе опыта экспертов, на основе календарно-сетевой модели или любым другим способом)
- Регулярно собирать статус по выполненным КТ и прогноз выполнения по ближайшим КТ
- Регулярно рассматривать статусы на встречах команды и органов управления проектом
см.Модель ПРОКОНТО
Базовый набор полей в плане
- Результат
- Ответственный
- Плановая дата
- Фактическая дата
Критерии приемки прописываются в плане или в отдельных документах / ИТ системах.
Статьи по контрольным точкам
- О вехах. График вехой не испортишь
- Все гениальное просто: как метод контрольных точек помогает в управлении проектами и бизнесом в целом
- Контроль проектов. Средства управления проектами по контрольным точкам
- Стратегия прорыва. Часть 5 На пути к безоткатной трансформации компании. О методике контрольных точек
- Центр проектного менеджмента подготовил Перечень типовых результатов, мероприятий и контрольных точек
- Точки контроля в процессе управления изменениями
- What Are Project Milestones: How To Use Them & Examples
- More Milestones or Fewer?
Развитие инструмента
1. Введение уровней контрольных точек
Для крупных проектов, в которых много контрольных точек и большое количество участников имеет смысл выделить уровни контрольных точек.
Обычно выделяется три уровня:
- Ключевые результаты, важные для Куратора и большинства заинтересованных лиц
- Важные промежуточные результаты, существенные для Заказчика проекта
- Промежуточные результаты, существенные для менеджера проекта и рабочей группы
Контрольные точки разных уровней должны быть связаны между собой формируя «систему раннего оповещения» о возникающих проблемах
Примеры выделения уровней контроля
Крупная энергетическая компания
Крупная нефтегазовая компания
Компания СМБ
2. Введение типов контрольных точек
Контрольные точки могут быть разделены на типы:
- Продуктовые – отражают создание продукта, берутся из СДП (Структуры декомпозиции продукта)
- Документальные – отражают результаты по созданию и утверждению документов, участвующих проекте
- Этапные – отражают завершения стадий и этапов проекта
- Ресурсные – определяют выделение любых ресурсов в проект
- Управленческие – определяют проведения различных мероприятий
- Финансовые – определяют плановые и фактические затраты проекта
Также может быть введена любая другая классификация, например предметные и управленческие.
При использовании типов КТ в план добавляется поле “Тип КТ”. При визуальном оформлении плана по КТ разных типов обозначаются разными фигурами, разными цветами или разными дорожками.
Пример визуализации
3. Введение дополнительных ролей для контрольных точек
Для каждой контрольной точки есть минимум одна роль – Ответственный, участник проекта, которые организует получение результата к установленному времени.
При этом для сложных проектов имеет смысл расширить ролевую модель, добавив роли:
- Владелец КТ – топ-менеджер, для кого данный результат является значимым
- Приемщик / Проверяющий – участник проекта или сотрудник проектного офиса, обеспечивающий приемку результата по качеству
- Информируемый – участник проекта, который должен быть проинформирован о статусе КТ
4. Введение отдельного жизненного цикла для контрольных точек
В простых случаях утверждается сразу весь план. В проектах с высоким уровнем неопределенности КТ могут утверждаться по ходу проекта. Тогда для каждой КТ вводятся разные стадии жизненного цикла. Обычно это реализуется через специализированную ИТ систему.
Стадии жизненного цикла контрольной точки:
- Черновик – КТ создана, но не используется в работе
- Назначена – Ответственный получает уведомление, что на него назначена КТ. Он или принимает ее (и она попадает в статус «В работе») или отклоняет (она попадает в статус «Создана», в качестве Ответственного прописывается Инициатор)
- В работе – КТ встала на контроль и обязательна для прохождения. На этой стадии КТ имеет два состояния:
- Будущая КТ – не пройденная и не просроченная (дата плана > текущая дата)
- Просроченная КТ – не пройденная и просроченная КТ (дата плана < текущая дата)
- Выполнена – Точка переходит на приемку. Если приемка проходит успешно, то тавится статус Завершена
- Завершена – КТ пройдена. На этой стадии КТ имеет два состояния:
- Завершена без просрочки (дата завершения < даты плана)
- Завершена с просрочкой (дата завершения > даты плана)
Детальное описание см. книгу “Контрольные точки при управлении проектами. Применение и проектирование”
Авторы описания: Юрий Шойдин, Павел Алферов