Зачем нужен

Зафиксировать что именно Заказчик хочет получить по итогам проекта

Фиксация решения

Чаще всего утвержденный документ Техническое задание (Функциональные требования, Частные технические задания, Проектная документация, Концепция трансформации, …). В Agile подходах фиксируется в бэклоге продукта и бэклоге спринта

Когда не работает

– Когда Заказчик совпадает с Руководителем проекта («у меня все в голове. Спросите – расскажу»). Не очень хорошо работает для больших команд и сложных продуктов, но часто именно так и делают
– Когда механизм тривиален и очевиден. Например готовим ТЗ и пописываем у Заказчика (“Всегда так делали…”)
– Когда механизм определен спецификой проекта. Например разработка по ГОСТ четко фиксирует набор документов, которые должны быть подготовлены для описания результата