Отбор работ (Shielding) для недельных рабочих планов Last Planner
Планирование работ на неделю на основании обеспеченности ресурсами и критериев качества выполнения от детализации работы до ее выполнения.
Зачем нужен
Для формирования перечня работ, которые могут быть выполнены (отсутствуют ограничения)
Когда применять
Еженедельно, до начала планируемой недели, как правило по пятницам
Как применять
В отличии от традиционного планирования, которое включает определение работ, определение предшественников, при этом ресурсы считаются доступными и выполнение запланированных действий должно гарантировано привести к результату. В подходе The Last Planner предполагается, что ресурсы ограничены и в следствие этого не все работы могут быть выполнены. Поэтому при планировании работ из перечня того что “следует сделать” в плановом периоде выявляется то, что “можно сделать” с учетом доступных ресурсов и иных ограничений. Такой подход повышает гарантии получения запланированного результата
При составлении недельных рабочих планов из перечня работ, которые были запланированы на период выбираются работы, которые гарантировано будут выполнены.
Работы включаемые в недельный рабочий план должны выполнять следующие условия:
- Определенность: конкретность задания, его обеспеченность всеми ресурсами, возможность координации с другими работами и командами, наличие четких критериев выполнения
- Надежность: работа выполнима, все предшествующие работы выполнены, есть понимание, что необходимо сделать
- Обоснованность: работа является приоритетной с точки зрения последовательности выполнения, то есть позволит начать работу, которая нужна кому-то еще, либо обеспечивает выполнение работ в срок или устраняет последствия невыполнения в срок для основных работ
- Объем: соответствие производственным возможностям команды
- Обучение: запланированные, но невыполненные работы, анализ причин невыполнения и действия по предотвращению аналогичных ситуаций
Балансировка
Надежность выполнения недельного рабочего плана достигается за счет недозагрузки ресурсов, что также освобождает время специалистов для участия в обучении, анализа и улучшения процессов, обслуживания оборудования. Поэтому при определении объема работ в рабочем плане необходимо учитывать уровень загрузки ресурсов и стремиться чтобы плановый уровень загрузки команды был ниже 100% настолько, чтобы перекрыть изменчивость ситуации и обеспечить выполнение работ в срок. Рекомендуемый уровень загрузки команды составляет 90%
Если в рамках упреждающего планирования подготовлено к началу больше работ, чем команда может выполнить в течение недели, то планировщик отбирает из них более приоритетные с точки зрения условия “обоснованности” (см. выше). Те работы, которые не попадают в основной недельный рабочий план, формируют в плане бэклог к выполнению. Если команда по какой-либо причине не может продолжать выполнять запланированную работу, либо завершает ее раньше запланированного срока, она переключается на выполнение одной из работ бэклога.
Подготовка недельного рабочего плана
При подготовке к недельному планированию из упреждающего плана-графика этапа выделяется и оптимизируется прогноз работ на 2 недели. Первая неделя является плановой, проработка второй недели используется для обеспечения бесперебойности выполнения работ. Уточнение осуществляется еженедельно, таким образом данные прогнозной недели проверяются и становятся плановыми
Этапы уточнения двухнедельного прогноза для разработки недельного рабочего плана:
Уточнение прогноза проводится обязательно с участием членов команды, заказчиков работ и планировщиков
1 Обновить информацию в планах-графиках (начало, завершение, продолжительность и взаимосвязи работ) на основе последних фактических и прогнозных данных
2 Рассмотреть работы из упреждающего плана-графика этапа на ближайшую неделю. Для работ длящихся неделю и меньше убедиться, что они могут быть завершены в срок, если “нет” эти работы не будут включены в недельный рабочий план и сдвигаются по срокам в упреждающем план-графике этапа. Уточнить у бригадиров какой объем работы возможно закончить в течение недели с учетом необходимости проведения подготовительных мероприятий (координация ресурсов, подготовка рабочих мест и т.п.) и именно его установить как плановый на неделю. Объем работ уточняется для первой недели прогноза и определяется для второй недели
3 Для работ длящихся больше недели (новых) рассмотреть остальные недели в упреждающем плане-графике этапа для определения работ, которые не смогут быть завершены в соответствии с графиком и их сдвига по срокам в упреждающем плане-графике этапа. При сдвигании прогноза плановый объем работ на последующие недели для каждой команды необходимо стремиться поддерживать на уровне превышающем нормативный объем загрузки в два раза
4 Определить работы, которые начнутся на второй неделе и сдвиньте работы, которые не будут готовы к началу в соответствии с графиком. При этом необходимо принимать во внимание готовность проектирования, ожидающиеся изменения, открытые вопросы, наличие ресурсов и вероятность завершения подготовительных работ в срок
5 Для всех работ запланированных на следующую неделю (первая неделя прогноза) добавить в план операции по их выполнению, определенные в рамках моделирования работ, группируя операции выполняемые в процессе непрерывного потока, как единое целое, и выделяя операции, которые должны выполняться с участием специалистов разных специальностей
6 Рассчитать трудоемкость работ на следующую неделю. Если она ниже объема необходимого для обеспечения соблюдения графика, то рассмотрите возможность более раннего начала работ из прогнозного плана-графика, при условии наличия человеческих ресурсов. Если трудоемкость ниже нормативной для ресурсов (низкая загрузка ресурсов), то рассматривается возможность сокращения ресурсов или переключения их на другие работы. Если трудоемкость превышает наличный объем трудовых ресурсов, то рассматривается возможность привлечения дополнительных ресурсов для ускорения прогресса.
7 Составить перечень действий необходимых для обеспечения выполнения работ в упреждающем плане-графике этапа в соответствии с графиком для включения в рабочий план. Работы в упреждающем плане-графике этапа еженедельно оцениваются с точки зрения возможности их выполнения. Как указано в шаге 3 целью этого является поддержание буфера из готовых к гарантированному выполнению в срок задач в объеме приблизительно 2 недель или как в шаге 6 регулирование объема трудовых ресурсов в соответствии с текущим уровнем загрузки, когда буфер не может быть сохранен. Двухнедельный буфер является целевым, однако изменение его размера возможно, если это не повлияет на производительность.
8 Проведение моделирования работ для работ начинающихся через 3-5 недель
Согласование и доработка рабочего плана
Перед передачей плана исполнителям проводится координационное собрание, в котором участвуют все планировщики и координатор проекта.
После проведения собрания проектировщики дорабатывают недельные рабочие планы и передают их командам и руководству до начала недели
Процесс уточнения данных по результатам планирования и выполнения работ
| Вход процесса | Выход процесса | Участники |
|---|---|---|
|
|
Команда |
Формирование обязательств – гарантия надежности плана
При обсуждении с бригадиром объема работ, который может быть выполнен на следующей неделе формируется обязательство команды по выполнению работ, аналогичные но более верхнеуровневые обещания формируются при моделировании работ при упреждающем планировании.
Обязательство произносится в форме декларации, обещания, оценки или утверждения о готовности выполнить работу и согласовать ее завершение
Надежность обязательства достигается при выполнении следующих условий:
1 Ясность критериев завершения для поставщика работы и клиента
2 Сторона берущая обязательства обладает нужными компетенциями и ресурсами или имеет к ним доступ
3 Сторона берущая обязательства оценила необходимый объем времени для выполнения обязательства и зарезервировала его
4 Сторона берущая обязательства искренна и не имеет личных замалчиваемых убеждений, противоречащих обязательству
5 Сторона берущая обязательства приложит все усилия для их выполнения независимо от последствий невыполнения обязательства
По результатам выполнения недельного рабочего плана рассчитываются показатели эффективности:
- PPC1 (percent plan complete, процент завершенных работ) – отношение количества завершенных работ/операций за неделю к количеству работ/операций запланированных на неделю. Показывает выполнение плана на неделю или то насколько планировщик был в состоянии предвидеть какая работа может быть сделана в ближайшее время. Таким образом, PPC отражает надежность системы планирования. При этом планировщиком не учитывается изменение графика выполнения работ командой в течение недели, так как они могут быть вызваны ошибками в оценке объема работ, непредвиденных ситуаций, в том числе отсутствия конкретного сотрудника. Главное, чтобы работа была завершена до конца недели
- PPC2 – отношение количества завершенных работ/операций за текущую неделю к количеству работ/операций запланированных на две недели (двухнедельный прогноз для подготовки недельного рабочего плана в рамках упреждающего планирования). Оценивает ритмичность (равномерность) планирования нагрузки
- AMR2 (assignments made ready, процент работ готовых к началу на этой неделе (готовых к началу работ) – отношение количества работ запланированных на 2 недели (двухнедельный прогноз для подготовки недельного рабочего плана в рамках упреждающего планирования) к количеству работ запланированных на вторую неделю прогноза. Показывает долю работ подготовленных в рабочий план
- AA2 (assignments anticipated, процент работ готовых к началу на следующей неделе (ожидаемых работ)) – отношение количества работ запланированных на 2 недели (двухнедельный прогноз для подготовки недельного рабочего плана в рамках упреждающего планирования) к количеству работ запланированных на первую неделю прогноза. Показывает долю работ подготовленных к началу в следующем периоде
Пример расчета
Источники
- Lean Construction Institute. Glenn Ballard and Gregory Howell The Last Planner Production System Workbook. Improving Reliability in Planning and Work Flow. Version 2.0
- Lean Construction Institute. Glenn Ballard and Gregory Howell The Last Planner System. Business Process Standart and Guidlines
