Для оценки текущего состояния проекта, синхронизации его понимания всеми участниками проекта и как основание для коммуникаций по возникающим проблемам и рискам проекта.

Когда применять

На любом проекте, в первую очередь в ходе реализации.

Как применять

В начале проекта

Определяется круг участников проекта и заинтересованных сторон, которые необходимо информировать о состоянии параметров проекта и периодичность такого информирования. В зависимости от предполагаемых получателей отчет может включать различные параметры проекта в большей или меньшей детализации, поэтому по проекту может формироваться несколько отчетов. Состав, детализация параметров и периодичность предоставления отчета определяются решениями, которые могут приниматься получателями отчета. Для целей оперативного управления проектом руководителем проекта рекомендуется формировать полный и детальный отчет о состоянии проекта не реже раза в месяц.

В ходе реализации проекта

Используется в рамках регулярной коммуникации с участниками проекта и заинтересованными сторонами. Также для фиксации текущего состояния проекта и оперативного управления им в рамках рабочего взаимодействия команды (планерки, стендапы). Кроме того отчет является средством доведения до лиц принимающих решение информации о проблемах, рисках и открытых вопросах. В последнем случае к отчету прикладываются подтверждающие и уточняющие документы.

Плановые значения параметров на отчетный период заполняются на основании документов проекта (паспорт, бизнес-кейс, план и др.). Фактическое значение параметра за отчетный период заполняется на основании текущего состояния параметра, либо экспертной оценки. В случае, когда срок достижения планового значения не истек, вносится прогнозная оценка значения параметра.

При наличии отклонения фактического / прогнозного значения от планового в отчете описываются причины отклонения, предпринятые (планируемые) действия и их результаты.

В конце проекта

Данные отчетов служат основанием для формирования отчета о завершении.

Детальное описание

Рекомендуемый формат

Любой

Рекомендуется соблюдение единообразной формы и периодичности предоставления отчета для каждой группы получателей на всем протяжении проекта.

Возможный состав полей

• Параметр проекта (объем работ, сроки, бюджет, загруженность ресурсов)
• Плановое значение параметра
• Фактическое / прогнозное значение параметра
• Отклонение
• Причина отклонения
• Планируемые и реализованные мероприятия по отклонениям
• Проблемы, риски, открытые вопросы