Планерка команды
Встреча по контролю хода проекта, координация задач, выполняемых командой, и выработке корректирующих мер.
Как часто проводить
Раз в неделю
Зачем нужен
Цель
Определить выполняет ли команда взятые обязательства, скоординировать действия команды и принять меры по устранению угроз невыполнения обязательств.
Решаемые проблемы
- Участники команды занимаются своими делами, не понимая, что делают другие участники и не синхронизируя свои действия с ними
- Участники нарушают сроки исполнения задач, но никто это не замечает и не фиксирует, потому что нет единого момента, когда все вместе смотрят задачи
- Участники команды выполняют свои задачи, которые уже утратили актуальность по причине изменений в проекте
- Участники команды замалчивают проблемы и риски, что приводит к несвоевременному принятию решений и срывам сроков
Когда применять
В любых проектах
Как применять
На встрече присутствуют все у кого есть результаты за отчетный период и пользователи их результатов (из членов команды), ответственные за результаты срок, которых наступит в течение месяца.
Ответственные за задачи с наступившим сроком завершения предоставляют информацию о завершении/не завершении результата. В первом случае пользователи подтверждают, что результат ими получен. Для закрепления результативности команды тех людей, которые выполнили обязательства, рекомендуется хвалить.
Ответственные по задачам завершающимся в течение месяца оценивают прогресс по результатам, которые должны быть достигнуты в течении месяца.
Если ответственный предполагает возможность невыполнения обязательства по срокам, то он предоставляет дополнительную информацию о выполненных работах, прогнозной дате завершения, причинах отклонения, предпринятых действиях, возможной/необходимой помощи для устранения отклонения. Дополняется реестр рисков.
Также на встрече оценивается изменение уровня существующих рисков и выполнение мероприятий по управлению ими.
Детальное описание
Технология
- Соберите участников еженедельной встречи:
- Обсудите план на месяц. Какие задачи выполнены? Какие в работе? У каких работ приближаются сроки? Какие должны начаться? Какие задачи требуют отдельного обсуждения на планерке (по запросу членов команды)?
- Обсудите, какие задачи вы собираетесь выполнять на предстоящей неделе
- Обсудите актуальные открытые вопросы проектов, требующие внимания. Запланируйте задачи, необходимые для их решения.
- Рассмотрите риски, с которыми команда может столкнуться на предстоящей неделе. Проанализируйте также, есть ли проблемы, которые могут перенестись с прошлой недели на следующую, и запишите их в реестр поручений
- Если остается время, можно обсудить вопросы по содержанию работ
Типовые ошибки
- Уйти в обсуждение вопросов по содержанию работ и не пройти «управленческую повестку» (планы, поручения, проблемы и риски). Это приводит к тому, что часть вопросов остается недообсужденной
- Осуществлять обсуждение без использования документов проекта: плана цикла, реестров поручений, открытых вопросов, рисков
Лайфхаки
- В крупных проектах к участию в планерке можно пригласить всех тимлидов, менеджеров проектов со стороны подрядчиков, членов управленческой команды и, при необходимости, ключевых стейкхолдеров
- Для очень больших проектов с несколькими отчетливыми направлениями работ можно проводить несколько встреч для разных команд и одну общая для синхронизации между лидерами команд