Зачем нужен

Для фиксации и распространения достигнутых договоренностей и последующего контроля их исполнения. 

Когда применять

На всех фазах проекта.

Когда не работает

На неформальных встречах.

Как применять

Независимо от фазы проекта протокол предполагает фиксацию вопросов, обсуждавшихся на встрече, и решений по ним с указанием сроков реализации решения и ответственного за его исполнение. Протокол обязательно согласуется со всеми участниками встречи и при необходимости утверждается председателем совещания. Итоговый вариант протокола рассылается всем участникам встречи. Контроль исполнения решений, принятых в рамках регулярных встреч, осуществляется на последующих встречах. Контроль решений, принятых в рамках разовых встреч осуществляется ответственным лицом, либо председателем совещания с последующим информированиях всех участников встречи о результатах. Итоги заседаний управляющего комитета всегда фиксируются протоколом. Протокол может служить основанием для внесения изменений в документы проекта.

Детальное описание

Рекомендуемый формат

Любой. Должен соответствовать нормам документооборота организации.

Возможный состав полей

• Дата встречи
• Наименование встречи
• Присутствующие
• Повестка - перечень вопросов к рассмотрению
• Обсуждаемый вопрос
• Ход обсуждения
• Принятые решения - обязательно указываются сроки исполнения и ответственное лицо, дополнительно может указываться контролирующее лицо