Протокол встречи
Документ, фиксирующий принятые решения, запланированные мероприятия.
Зачем нужен
Для фиксации и распространения достигнутых договоренностей и последующего контроля их исполнения.
Когда применять
На всех фазах проекта.
Когда не работает
На неформальных встречах.
Как применять
Независимо от фазы проекта протокол предполагает фиксацию вопросов, обсуждавшихся на встрече, и решений по ним с указанием сроков реализации решения и ответственного за его исполнение.
Протокол обязательно согласуется со всеми участниками встречи и при необходимости утверждается председателем совещания. Итоговый вариант протокола рассылается всем участникам встречи.
Контроль исполнения решений, принятых в рамках регулярных встреч, осуществляется на последующих встречах. Контроль решений, принятых в рамках разовых встреч осуществляется ответственным лицом, либо председателем совещания с последующим информированиях всех участников встречи о результатах.
Итоги заседаний управляющего комитета всегда фиксируются протоколом.
Протокол может служить основанием для внесения изменений в документы проекта.
Детальное описание
Рекомендуемый формат
Любой. Должен соответствовать нормам документооборота организации.
Возможный состав полей
- Дата встречи
- Наименование встречи
- Присутствующие
- Повестка – перечень вопросов к рассмотрению
- Обсуждаемый вопрос
- Ход обсуждения
- Принятые решения – обязательно указываются сроки исполнения и ответственное лицо, дополнительно может указываться контролирующее лицо