Фасилитатор — это модератор обсуждения, который придерживается определенных принципов при проведении командных встреч. Его ключевая задача — помочь команде раскрыть свой потенциал, распределить ответственность и вдохновить на дальнейшую работу. При этом нужно сделать так, чтобы всем было интересно слушать друг друга и участвовать в обсуждении. В управлении встречей помогают различные инструменты и техники, но немаловажен позитивный настрой и вовлеченность самого фасилитатора.

Функции фасилитатора

• Создает комфортное пространство для групповых дискуссий. Фасилитатор следит, чтобы участники были объективны, не допускали грубой критики. В дружелюбной атмосфере участникам проще проявлять креативность. Чтобы коллеги не заскучали, специалист может объявить перерыв, поменять технику фасилитации или план обсуждения.
• Структурирует встречу. Фасилитатор ведет участников последовательно по всем запланированным блокам собрания: открывает его, дает время на обсуждение, проводит голосование по решению, завершает.
• Задействует в разговоре всех участников встречи. Опытный фасилитатор распределяет время собрания между всеми коллегами. Основная задача специалиста — привлечь даже тех, кто обычно молчит, при этом не дать активным членам команды перетянуть на себя весь разговор.
• Контролирует групповое обсуждение. Если основная тема собрания ушла на второй план, фасилитатор напоминает членам команды о предмете разговора. Бывает так, что сотрудники зацикливаются на одной вопросе и по кругу обсуждают одно и то же. Специалист отследит это и направит участников вперед.
• Задает вопросы. С помощью вопросов можно не только задействовать в разговоре неактивных коллег. Это также помогает направить беседу в нужное русло, уточнить детали, более глубоко исследовать тему.
• Следит за временем. Он контролирует не только общую длительность собрания, но и время, отведенное на обсуждение каждого вопроса. Если специалист видит, что дискуссия затягивается, он сообщает об этом участникам.
• Протоколирует встречу. Лучше всего, чтобы на собрании был человек, который фиксирует решения по вопросам обсуждения или основные тезисы. Но если его нет, этим занимается фасилитатор. Хороший специалист не будет записывать все, а выделит только самое важное.

Фасилитатор не должен выступать в роли эксперта по теме обсуждения. Есть риск, что такой специалист навяжет участникам свою точку зрения по проблеме, проигнорировав потребности команды. Кроме того, ему нельзя свободно интерпретировать высказывания участников — их необходимо фиксировать буквально, а не через призму своей позиции.

Кто может выполнять роль фасилитатора?

Приглашенный специалист или сотрудник в штате компании. Причем сотрудник может заниматься фасилитацией встреч все свое рабочее время или совмещать с другими задачами.

Часто методам фасилитации обучаются те, кому важно добиться продуктивности совещаний, например, топ-менеджеры и руководители отделов. В Agile задачи фасилитатора обычно выполняет project manager или скрам-мастер.

Нужно учитывать, что фасилитация встреч — трудоемкая задача. Она подразумевает не просто присутствие на совещании. Фасилитация требует применения навыка активного слушания, умения создать психологически безопасную среду. Также фасилитатор проводит большую подготовительную работу для проработки сценария встречи, формулированию правил обсуждения и других аспектов.

Фасилитатор должен уметь:

• сосредоточиться на дискуссии и фокусировать обсуждение на задачах встречи;
• управлять темпом обсуждения так, чтобы добиться и сохранить максимальную вовлеченность и заинтересованность участников;
• оставаться беспристрастным и соблюдать нейтралитет, то есть воздерживаться от поддержки чьей-либо точки

 

Связанные церемонии

• Ретроспектива

Источники

Naumen Project Ruler. Что такое фасилитация в проектном управлении